Alaca Belediyesi Elektronik Belge Yönetim Sistemi ve Dijital imzaya geçti.

Alaca Belediyesi Elektronik Belge Yönetim Sistemi uygulamasını başlattı. Uygulama kapsamında tüm birimler ile ilgili iç ve dış yazışma işlemleri otomasyon üzerinden gerçekleşecek.

Alaca Belediye Başkan Yardımcısı Fatih Arslan tarafında hazırlanan EBYS Danışmalık Projesi Orta Karadeniz Kalkınma Ajansı (OKA) tarafından kabul görmüş ve teknik destek programı kapsamında yüzde yüz hibe ile gerçekleştirilmiştir.

Proje kapsamında EBYS sistemi oluşturularak kurum içi veya kurumlar arası yazışmalarla ilgili bütün süreçlerin bilgisayar ortamında yapılmasını sağlayan Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ve Saklama Süreli Standart Dosya Planı hakkında personellere yönelik de hizmet içi eğitim düzenlendi.

EBYS doküman geliştirme uzmanı tarafından belediye personeline sistemin nasıl kullanılacağı, faydaları ve yaşanabilecek sıkıntılar hakkında teorik ve uygulamalı eğitim verildi.

Belediye Başkan Yardımcısı Fatih Arslan, “Orta Karadeniz Kalkınma Ajansı (OKA) sunmuş olduğumuz proje kapsamında tüm hazırlıklar yapılmış teknik alt yapı sağlanmış ve Elektronik Belge Yönetim Sistemi ve Saklama Süreli Standart Dosya Planları ile belediye hizmetleri vatandaşlara daha hızlı ve kontrol edilebilir hale gelmiştir.

EBYS sayesinde belediyenin tüm yazışmaları elektronik ortamda olacak. İş ve işlemler için yapılacak uygulamalar kağıt yerine elektronik ortamda takip edilecek. Bu sayede evrak karmaşasını ortadan kaldırarak bürokrasiyi azaltıp zaman kaybını önlemiş olacağız. Bu çalışmamızla vatandaşlarımıza daha hızlı hizmet sunmayı hedefliyoruz” dedi.

EBYS ile kurumda yapılan tüm yazışmaların elektronik belge olarak bilgisayar ortamında oluşacağını, belgelerin elektronik belgeye dönüşeceğini kaydeden Başkan Yardımcısı Arslan, “Sistemin web tabanlı altyapısı sayesinde, belediye binasından bağımsız bir şekilde, hem ofis içi, hem ofisler arası, hem de ofis dışı kullanım ve belge havuzuna erişim olanağı sağlanacak. Belgeler, elektronik ortamda onaylanıp daha sonraki aşamada elektronik imza ile imzalanacak. Bu kapsamda gerek OKA yetkililerine gerekse sitemi kuran Sola Sistem yetkililerine teşekkür ederiz” dedi.